Informationen gemäß EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) für Pressevertreter

Datenschutz hat bei der Messe Berlin GmbH (im Folgenden „Messe Berlin“) hohe Priorität. Diese Datenschutzhinweise informieren über die Verarbeitung der personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Presse-Akkreditierung und Teilnahme an Veranstaltungen als Pressevertreter. Diese Hinweise ergänzen die allgemeinen Datenschutzhinweise auf der Webseite der Messe Berlin. Für besondere Fälle der Datenverarbeitung gibt es ggf. separate Datenschutzhinweise.

1. Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO): Messe Berlin GmbH, Messedamm 22, 14055 Berlin, E-Mail: central@messe-berlin.de. Datenschutzbeauftragter gemeinsamer Datenschutzbeauftragter der Messe Berlin GmbH (Anschrift: wie zuvor; E-Mail: datenschutz@messe-berlin.de).

2. Kategorien und Quellen der personenbezogenen Daten

Die Messe Berlin verarbeitet bei der Registrierung zur Presse-Akkreditierung folgende Daten: Anrede, akademischer Titel (freiwillig), Vor- und Nachname, Medium/Verlag/Redaktion, Postleitzahl, Stadt, Land, Sprache, E-Mailadresse, Telefonnummer (optional) und Medienkategorie der Akkreditierung sowie ein Legitimations-Dokument, wie bereits veröffentlichte Arbeiten, und eine Kopie des Presseausweises. Nicht benötigte Informationen, wie z.B. Foto und Geburtsdatum, kann im Presseausweis geschwärzt werden

Ergänzend können Informationen zum jeweiligen Teilnahmeinteresse an veranstaltungsspezifischen Segmenten, Veranstaltungen und Events abgefragt werden. Im Falle der Auswahlmöglichkeit von Zeit und Ort der Teilnahme wird eine entsprechende Präferenz wie z.B. feste Tage oder Uhrzeiten erhoben.

Um Pressevertretern die Teilnahme an Veranstaltungen und Messen zu ermöglichen, ist in einigen Fällen eine weiterführende Registrierung im Ticketshop bzw. auf der digitalen Veranstaltungsplattform der jeweiligen Veranstaltung notwendig. Weitere Informationen zur Datenverarbeitung und den Datenschutzrechten können in den separaten Datenschutzhinweisen dort eingesehen werden. Ansonsten erhält der Pressevertreter das Ticket per E-Mail; dieses kann dann entweder ausgedruckt werden oder als Datei auf einem Mobilgerät gespeichert werden. Neben Datum und Uhrzeiten werden auch die Ticketart, die Veranstaltung/das Event und der Umstand, ob das Ticket eingelöst wurde, sowie diesbezügliche Kommunikation mit den Pressevertretern verarbeitet.

Bei Veranstaltungen bei denen eine Personenüberprüfung durch das Bundeskriminalamt (BKA) oder Landeskriminalamt (LKA) erforderlich ist, werden zusätzlich Geburtsname, Geburtsdatum und Geburtsort verpflichtend erhoben.

Sofern Registrierende die Presse-Akkreditierung für andere Personen (Dritte) vornehmen oder deren Daten weitergeben, müssen diese sicherstellen und sichern zu, dass sie zur Weitergabe dieser Daten der Dritten an die Messe Berlin berechtigt sind, die Messe Berlin diese Daten zu den in Abschnitt 3 genannten Zwecken rechtmäßig verarbeiten darf und die betroffene(n) Person(en) ausreichend über die Verarbeitung der Daten der Person gemäß diesen Datenschutzhinweisen informiert wurde(n).

3. Verarbeitungszwecke und Rechtsgrundlagen

3.1. Akkreditierung und Veranstaltungsteilnahme und -organisation

Die Messe Berlin verarbeitet die personenbezogenen Daten gem. Abschnitt 2 für die Durchführung des Akkreditierungsverfahrens, zur Prüfung der Legitimation sowie bei erfolgreicher Akkreditierung für die Teilnahme an der Veranstaltung bzw. dem Event und deren/dessen Organisation und Durchführung, einschließlich der Erteilung von Zutritts-/Teilnahmeberechtigungen (Rechtsgrundlage: das berechtigte Interesse der Messe Berlin an der Öffentlichkeits- und Pressearbeit sowie der Prüfung der Legitimation und der Veranstaltungsorganisation und -durchführung Art. 6 (1) (f) DS-GVO). Wenn für die Teilnahme an der Veranstaltung separate Teilnahme- und Nutzungsbedingungen gelten, beruht die diesbezügliche Datenverarbeitung auf der Vertragserfüllung (Art. 6 (1) (b) DS-GVO.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten zum Zweck der Personenüberprüfung durch das BKA erfolgt auf Rechtsgrundlage §§ 24 Abs. 1 Nr. 1 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) (Gefahrenabwehr) in Verbindung mit §§ 5, 21 Abs. 1 S.2 bzw. §§ 25, 28 Gesetz über das Bundeskriminalamt und die Zusammenarbeit des Bundes und der Länder in kriminalpolizeilichen Angelegenheiten (BKAG) bzw. durch das LKA auf der Grundlage der entsprechenden Vorschriften in den Landesgesetzen.

3.2. Betreuung von Pressevertretern mit Sitz außerhalb Deutschlands

Soweit ein Unternehmen bzw. Pressevertreter seinen Sitz außerhalb Deutschlands hat, werden die Daten zum Zwecke der Beratung an die zuständige Auslandsvertretung in dem jeweiligen Land weitergeleitet. Diese steht als lokaler Ansprechpartner insbesondere für die Erteilung von Informationen im Zusammenhang mit der Veranstaltung, einschließlich Folgeveranstaltungen, sowie die Betreuung auf der Veranstaltung zur Verfügung. Für die zuständige Auslandsvertretung siehe bitte hier. Die Weiterleitung der Kontaktdaten erfolgt aufgrund des berechtigten Interesses der Messe Berlin, die bestmögliche Betreuung der Pressevertreter unter Berücksichtigung von lokalen Besonderheiten zu gewährleisten (Rechtsgrundlage: Art. 6 (1) (f) DS-GVO).

3.3. Presse- und Öffentlichkeitsarbeit

Ferner verarbeitet die Messe Berlin die personenbezogenen Daten gem. Abschnitt 2 zum Zwecke der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit, um den Pressevertretern messe-/veranstaltungsbegleitende Informationen und Hinweise auf Eröffnungs-, Begleit- und Folgeveranstaltungen zu geben. Folgeveranstaltungen umfassen auch andere von der Messe Berlin oder anderen Gesellschaften der Unternehmensgruppe der Messe Berlin veranstaltete oder durchgeführte Messen und Veranstaltungen im In- und Ausland. Ebenso werden die personenbezogenen Daten im berechtigten Interesse der Messe Berlin zu Zwecken der Marktforschung und für Onlinebefragungen einschließlich zur Optimierung der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit, der Veranstaltungen, Produkte und Dienstleistungen und des Informationsangebots der Messe Berlin sowie zu statistischen Zwecken und Auswertung der Zusammensetzung der Pressevertreter verarbeitet (Rechtsgrundlage: Art. 6 (1) (f) DS-GVO).

Sie können sich außerdem für unsere verschiedenen Newsletter registrieren. Insoweit verweisen wir auf die bei der jeweiligen Newsletter-Registrierung verlinkten Datenschutzhinweise.

4. Kategorien der Empfänger der Daten

Wie in Abschnitten 3 oben ausgeführt, werden die personenbezogenen Daten an andere Gesellschaften der Unternehmensgruppe Messe Berlin und Auslandsvertretungen zu den dort genannten Zwecken weitergegeben. Im Zusammenhang mit der Presse-Akkreditierung und zur Ausführung bestimmter Verarbeitungstätigkeiten werden externe Dienstleister eingesetzt (insbesondere Online Ticketshop, (digitale) Kommunikationsmaßnahmen wie z.B. Pressemitteilungen und Presseinladungen, Hosting, IT Support, digitale Veranstaltungsplattformen und -tools und Kundenbefragung), die die personenbezogenen Daten im Auftrag der Messe Berlin verarbeiten (sog. „Auftragsverarbeiter“).

Bei Veranstaltungen, die in Kooperation mit Verbänden oder Geschäftspartnern durchgeführt werden, geben wir Ihre Daten auch an diese weiter.

Soweit an einer Veranstaltung Personen teilnehmen, die besonderem Personenschutz durch das Bundeskriminalamt (BKA) oder das Landeskriminalamt (LKA) unterstehen (wie z.B. Verfassungsorganen des Bundes wie der Bundespräsident oder die Bundesregierung oder ausländische Gäste), kann es zu einer Überprüfung aller Veranstaltungsteilnehmer durch das BKA oder LKA kommen. Im Rahmen einer solchen Überprüfung werden die Daten gemäß Abschnitt 2 an diese weitergegeben. Einzelheiten der Verarbeitung durch das BKA oder LKA können in deren Datenschutzhinweise eingesehen werden.

Bei Vorfällen, Störungen, Notfällen und Krisen können Ihre Daten ggf. auch an die Polizei, Strafverfolgungsbehörden, Feuerwehr und Rettungskräfte, sonstige Behörden (z.B. das Gesundheitsamt) sowie die Betriebsfeuerwehr, den Sicherheits- und Ordnungsdienst sowie den Sanitätsdienst weitergegeben werden. Intern werden Ihre Daten ggf. an die jeweiligen Projektleitungen, die Veranstalter, die Leit- und Sicherheitszentrale und andere in das Notfall- und Krisenmanagement eingebundene Bereiche weitergegeben.

Zur Einhaltung steuer- und handelsrechtlicher Gesetze und Vorschriften geben wir die personenbezogenen Daten an die Steuer- und anderen zuständigen Behörden und öffentlichen Einrichtungen weiter.

5. Datenübermittlung in Drittländer

Einige der Auslandsvertretungen, Gesellschaften der Unternehmensgruppe Messe Berlin, Partnerunternehmen bzw. Auftragsverarbeiter haben ihren Sitz in Drittländern außerhalb der EU, die nicht das gleiche Datenschutzniveau für personenbezogenen Daten bieten wie die EU, insbesondere aufgrund des Fehlens eines gesetzlichen Rahmens, unabhängiger Aufsichtsbehörden oder Datenschutzrechte und Rechtsbehelfe. Die Übermittlung personenbezogener Daten in solche Drittländer erfolgt nur, soweit in Bezug auf das Drittland bzw. die Organisation ein Beschluss der Europäischen Kommission („EU-Kommission“) über das Bestehen eines angemessenen Schutzniveaus (Art. 45 (3) DS-GVO) vorliegt und ansonsten vorbehaltlich geeigneter Garantien im Sinne von Art. 46 DS-GVO, insbesondere die von der EU-Kommission genehmigten Standarddatenschutzklauseln gemäß Art. 46 (2) (c) DS-GVO und ggf. zusätzliche Maßnahmen, wenn nötig. Von den Garantien kann eine Kopie angefragt werden (z.B. per E-Mail – für Kontaktdaten siehe Abschnitt 1 oben). Ansonsten erfolgt die Datenübermittlung an Drittländer zur Vertragserfüllung (Art. 49 (1) (b/c) DS-GVO) oder aufgrund der ausdrücklichen Einwilligung trotz des fehlenden angemessenen Datenschutzes in den Drittländern außerhalb der EU und der damit verbundenen Risiken (Art. 49 (1) (a) DS-GVO).

6. Speicherdauer

Gespeicherte personenbezogene Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des jeweiligen Zwecks ihrer Verarbeitung nicht mehr erforderlich sind. Die Legitimations-Dokumente werden nach erfolgter positiver Prüfung der Legitimation gelöscht. Die durch Personenüberprüfungen erhoben Daten werden nach Versand an das BKA bzw. LKA gelöscht. Soweit die Verarbeitung auf der Grundlage einer Einwilligung oder aufgrund eines berechtigten Interesses der Messe Berlin erfolgt, werden die betreffenden Daten nach Erhalt des Widerrufs der Einwilligung bzw. des Widerspruchs nicht mehr für den damit verbundenen Zweck verarbeitet und ggf. gelöscht, es sei denn es liegen gesetzliche Ausnahmetatbestände vor. Ungeachtet dessen werden die Daten, hinsichtlich derer handels- oder steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten bestehen, erst nach Ablauf der gesetzlichen Fristen (grds. 6 oder 10 Jahre) gelöscht.

7. Datenschutzrechte

Zur Wahrnehmung der folgenden Rechte können betroffene Personen jederzeit den Verantwortlichen kontaktieren (Kontaktdaten siehe Abschnitt 1 oben).

Betroffenenrechte gemäß Art. 12-21 DS-GVO: Das Recht auf Auskunft über die personenbezogenen Daten, das Recht auf Berichtigung, Löschung und Datenübertragbarkeit sowie auf Einschränkung der Verarbeitung. Wenn eine Einwilligung erteilt wurde, kann diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Widerspruchsrechte

Soweit die Verarbeitung auf der Rechtsgrundlage des berechtigten Interesses beruht (siehe Abschnitt 3 oben), besteht das Recht, aus Gründen, die sich aus der besonderen Situation der betroffenen Person ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung der personenbezogenen Daten Widerspruch einzulegen.

Des Weiteren kann jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung und Verwendung der Daten zum Zwecke der Werbung eingelegt werden. Die Newsletter enthalten zudem einen Abmeldelink.

Sofern eine betroffene Person der Ansicht ist, dass die Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen Datenschutzrecht verstößt, hat sie ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde ihrer Wahl (Art. 77 DS-GVO in Verbindung mit § 19 Bundesdatenschutzgesetz).

Stand: Februar 2022